Main menu

Optagelser af samtaler mellem borger og sagsbehandler

Må borgeren optage og offentliggøre samtaler med sagsbehandleren?

Dansk Socialrådgiverforening bliver undertiden spurgt om borgeren må optage samtaler på møder med sagsbehandleren i forvaltningen. Det kan være både lyd- og videooptagelser. 

Der er ingen love eller klare bestemmelser om dette spørgsmål. 

Kommunen har ifølge ombudsmandens afgørelse ret til at sætte rammerne for de møder, som myndigheden holder. Kommunen kan derfor indføre retningslinjer om, at borgeren ikke har krav på at kunne foretage optagelser af møder og telefonsamtaler om sin egen sag, med mindre der er en saglig begrundelse for det. 

En saglig begrundelse kan f.eks. være personlige forhold hos borgeren, der gør, at det vil være i overensstemmelse med god forvaltningsskik at lade borgere foretage optagelser af samtaler med sagsbehandleren. F.eks. hvis borgeren har problemer med at huske eller koncentrere sig, eller hvis borgeren har fysisk eller mentalt svært ved at gøre notater under mødet. Der skal ske en konkret vurdering i hver enkelt tilfælde. 

Hvis borgeren optager samtaler uden sagsbehandlerens accept, så er det ikke strafbart, men det kan naturligvis skabe en dårlig relation mellem sagsbehandler og borger. Borgerens optagelse af en telefonsamtale eller et møde vil heller ikke kunne bruges som dokumentation for forvaltningens endelige afgørelse i borgerens sag. En samtale er kun en foreløbig vejledning. 

Må borgeren offentliggøre optagede samtaler?
Borgeren må som udgangspunkt godt offentliggøre lydoptagelser af samtaler. Men det er i strid med injurielovgivningen at offentliggøre optagelsen, hvis optagelsen er krænkende for den anden part, f.eks. injurierende eller truende og det er i strid med persondataloven, hvis optagelsen afslører fortrolige oplysninger, der ikke er borgerens egne. 

Borgeren må som udgangspunkt godt offentliggøre videooptagelser af samtaler, hvis medarbejderen har givet samtykke hertil. Men hvis medarbejderen ikke har givet samtykke til det, eller hvis optagelsen afslører fortrolige oplysninger, der ikke er borgerens egne, så kan det være i strid med persondataloven. Hvis den offentliggjorte videooptagelse er krænkende for den anden part, f.eks. injurierende eller truende, , så kan det også være i strid med injurielovgivningen.  

» Læs mere om at være hængt ud offentligt

Hvad kan man gøre?
Kommunen kan indføre retningslinjer om, at borgeren ikke uden videre har ret til at optage samtaler med sagsbehandleren. Retningslinjerne bør også forklare, hvordan sagsbehandleren skal agere, hvis borgeren spørger om at optage en samtale, og hvordan kommunen konkret kan vurdere borgerens anmodning. Retningslinjerne bør også forklare, hvordan sagsbehandlere skal agere, hvis borgeren alligevel optager samtalen, eller foretager en skjult optagelse.  

Hvis der er tale om offentliggørelse af videooptagelser af samtaler kan det anmeldes til Datatilsynet. Hvis der er tale om offentliggørelse af lyd- eller videooptagelser af samtaler, der er krænkende eller truende overfor sagsbehandleren, kan det anmeldes til politiet. Arbejdsgiveren bør stå for at foretage sådanne anmeldelser. 

» Læs mere om politianmeldelser

Offentliggørelse af samtaler på f.eks. Facebook eller Youtube er belastende for relationen mellem borger og sagsbehandler, og kommunens ledelse bør forsøge at håndtere sådan en situation på en måde, der ikke eskalerer konflikten. Samtidig bør ledelsen tage hensyn til den sagsbehandler, der er blevet hængt ud. Offentliggørelse af samtaler kan naturligvis være meget følelsesmæssigt belastende for den sagsbehandler, det går ud over.

Hvis borgeren nærer mistillid til sagsbehandleren, og bruger det som argument for at optage samtaler, så er det en god idé, at opfordre borgeren til at bruge klagesystemet eller til at medbringe en bisidder. Den kan evt. også være en god idé, at tilbyde borgeren en anden sagsbehandler.  

Links
» Ombudsmandens beretning 2005, sag 20-2, side 54
» Datatilsynet om Billeder på internettet