Main menu

Kontorindretning

Flere og flere arbejdspladser forsøger sig med ny fysisk indretning af arbejdspladsen, der skal afspejle nye arbejdsformer med øget videndeling og tværgående samarbejde.

Nogle kalder det New Ways of Working eller New Office. Andre taler om storrumskontorer eller åbne kontorer. 

På arbejdsmiljoweb kan man se en oversigt over de mest relevante regler og anvisninger for typiske arbejdsmiljøproblemer i storrumskontorer.

BAR-FOKA (Branchearbejdsmiljøråd for Finans/Offentlig Kontor og Administration) har samlet gode råd, ordforklaringer og fundet vigtige faldgruber. De bliver gengivet her.

Vidensdeling
Vidensdeling er et valg om arbejdsform og ikke et spørgsmål om fysiske rammer!

Det er muligt at vidensdele og udvikle organisationen i dårlige fysiske rammer, hvis ledelsen og medarbejderne virkelig vil - men ikke omvendt. Og videndeling kommer ikke af sig selv på grund af gode fysiske rammer. De fysiske rammer kan enten være en barriere eller fremme en udvikling men i første omgang handler det om visioner for måden at arbejde på.

Gode råd til processen

  • Målene skal passe til arbejdspladsens værdigrundlag.
  • Ledelsen skal gå forrest og melde klart ud om mål og delmål. Målene skal være forståelige, konkrete og nærværende for medarbejderne - og ikke varm luft!
  • Lav en helhedsløsning som er tilpasset virksomheden og tager hensyn til både fysiske rammer, teknologi og organisering af arbejdet.
  • Lav mål for læring, videndeling, organisering af arbejdet og ledelse.
    Involver medarbejderne - lav en visionsproces og gør det klart, hvad ledelsen bestemmer, og hvad medarbejderne kan få indflydelse på.
  • Find balance i den demokratiske proces - det giver ikke nødvendigvis bedre resultat og mere tilfredshed, hvis alle skal være enige. Omvendt kan det være svært at implementere mål, hvis en omstrukturering er meget topstyret.
  • Besøg andre arbejdspladser og få inspiration, men husk, at I ikke kan kopiere andres løsninger.
  • Undersøg arbejdsprocesserne. Registrer hvor meget medarbejderne er på arbejdspladsen og hvor tit de arbejder mobilt eller hjemme.
  • Tænk i fleksible løsninger med hensyn til computere og telefoner og vær opmærksom på betydningen af effektiv elektronisk arkivering.
  • Glem ikke at ledere og mellemledere ofte får andre roller og måske har brug for nye kompetencer.
  • Informér gennem hele projektet.
  • Acceptér at ikke alle mennesker er lige parate til forandring.
  • Sørg for at det bliver en vedvarende proces, så arbejdspladsen hele tiden udvikler sig i takt med, at målene ændrer sig.
  • Nedsæt en projektorganisation og eventuel lokale projektgrupper.
  • Diskuter om rygepolitikken passer til de nye arbejdsformer og den nye indretning.

Her går det ofte galt

  • Lederen bevarer sig eget kontor, mens alle andre arbejder i åbne miljøer.
  • Arbejdspladsen fokuserer mere på, at kontormiljøet skal være pænt og ordentligt, end på at medarbejderne skal kunne trives og arbejde i miljøet. Det kan ende med upersonlige arbejdspladser og mange husregler, fremfor arbejdspladser der summer af liv med notater og plancher på væggene.
  • Man indretter udelukkende åbne miljøer. Arbejdet består ikke udelukkende i videndeling og samtaler, men også i fordybelse. Der skal være forskellige rum til forskellige formål.
  • Udviklingen og kvalificeringen af mellemlederne er mangelfuld i omstruktureringsprocesser, der stiller krav om en ny ledelsesform.
  • Medarbejderne bliver ikke hørt.
  • Ledelsen inddrager medarbejderne og sikkerhedsorganisationen for sent i processen, og det kan medføre at de bliver modstandere af forandringerne.
  • Der spares for mange kvadratmeter ved nybyggeri, så der ikke bliver mulighed for fleksibel indretning og forskellige typer lokaler og miljøer.
  • Organisationen undervurderer opgaverne i forbindelse med omstillingsprocessen.
    Løsningerne bliver for ensartede. Forskellige medarbejdergrupper har forskellige behov som afhænger af arbejdsmåder og arbejdsindhold.

Links 

Her finder du relevante links om kontorindretning: 
» BAR FOKA´s pjece om trivsel i kontaktcentre
» BAR Kontors interaktive vejledning til indretning af kontorarbejdspladsen
» BAR FOKA´s publikation Om Arbejdsmiljø i åbne kontorer
» BAR-FOKAs publikation om Forstyrrelser i åbne kontormiljøer