Færre klik og mere tid til borgerne

Den 1. januar i år kunne socialrådgivere på børn og ungeområdet i over 70 af landets kommuner taste og klikke sig ind i en ny version af it-systemet DUBU. DUBU – Digitalisering Udsatte Børn og Unge – er et fælleskommunalt system, som bruges i sagsbehandlingen af udsatte børn og unge. Det skal blandt andet understøtte, at de lovmæssige krav til dokumentation overholdes, og det skal give den enkelte socialrådgiver, men også team-koordinatorer og ledere, overblik over sagerne.

Den nye version af DUBU, populært kaldet DUBU 3.0, har været under udvikling siden 2017. Systemet, som blev lanceret i version 1.0 tilbage i 2011, trængte til en modernisering i både funktionalitet og brugerflade. Det bekræfter to af de socialrådgivere og DUBU-superbrugere, som har deltaget i udviklingsarbejdet, Hanne Wibroe fra Roskilde Kommune og Steffen Terkelsen fra Kolding Kommune.

– For mig har det i høj grad handlet om, at systemet skulle være mere ’lækkert’ i brugerfladen, mere moderne. Egentlig synes jeg, at det gamle DUBU havde mange af funktionerne på plads – børnefaglige undersøgelser, handleplaner, ydelser og så videre – men det så ikke lækkert ud og var ikke særlig smidigt at navigere i, siger Steffen Terkelsen, som til daglig arbejder med efterværnssager.

De første børnesygdomme er kureret Han har siddet med i den følgegruppe, som har givet input til udviklingen af systemet, og har deltaget i mange tests og workshops undervejs, siden opgaven blev sendt i udbud i 2017. Han har derfor haft direkte indflydelse på, hvordan systemet er endt med at se ud og fungere. Og han er i store træk tilfreds med resultatet.

– Der var lidt opstartsproblemer i januar – nogle kommuner kunne ikke logge sig på, og der var nog le fejl, som belastede systemet med lange svartider. Det var ulideligt at arbejde med, men de er blevet rettet nu, og jeg synes, at det fungerer rigtig godt, når man tænker på, at vi er i første kvartal af et spritnyt it-system, siger Steffen Terkelsen.

Han kalder det nye DUBU for mere brugervenligt med mere logiske og intuitive valg, som man kender fra andre it-platforme.

– Men DUBU er ikke ’nemt’ at bruge som for eksempel Google. Og det skal det heller ikke være. Det er et fagsystem, som spænder over et stort og komplekst lovgivningsområde, hvor vi kan arbejde med en sag fra den åbner til den lukker, uden at skulle andre steder hen.

Kræver opbakning fra ledelsen

Hanne Wibroe, socialrådgiver i Børn og Unge i Roskilde Kommune og medlem af bestyrelsen i DS’ faggruppe for Børn, Unge og Familier, er enig i, at DUBU 3.0 har givet brugerne en forbedring i selve sagsbehandlingen. Hun er selv superbruger og har undervist sine kolleger i det nye system.

Hun har været ’indstationeret’ hos Netcompany – it-firmaet, som har udviklet det nye DUBU, hvor hun blandt andet har været med til at teste systemet. Og hun har med over 20 års erfaring fra børneområdet også arbejdet med den tidligere version af DUBU.

– Det gamle DUBU havde en masse irritationsmomenter, blandt andet med mange museklik, når man skulle navigere frem og tilbage i en sag, der var ingen her og nu-onlinehjælp til at finde en løsning i systemet, og   man kunne ikke have to sager åbne samtidig. Det var vigtige ting at få væk i den nye version. Det synes jeg er lykkedes.

Det er samtidig vigtigt at præcisere, siger Hanne Wibroe, at hvis man skal kunne udnytte det, DUBU kan, kræver det, at superbrugerne er ildsjæle, som kan se systemets potentiale og vil lære det fuldt ud at kende for at kunne bringe det videre til brugerne.

– Men det kræver også, at ledelsen giver superbrugerne tilstrækkelig tid til den opgave, at de selv bruger systemet, bakker op og melder ud, at alle skal udnytte de sagsstyrende funktioner i DUBU. For det er netop, hvad DUBU kan, mener Hanne Wibroe.

– DUBU er faktisk et sagsstyringssystem, som netop kan føre dig igennem en sag, så du altid ved, hvad du skal i gang med som det næste, hvilke lovpligtige tidsfrister, sagen rummer, og hvad du mangler at få gjort. Det giver et fantastisk godt overblik. Og hvis man bruger forsiden af systemet rigtigt – sætter den op, så den passer til dig – så fortæller den dig faktisk, hvad du skal gøre, siger hun og tilføjer, at det nye layout også er lækkert og nemt at arbejde i, fordi det bygger på logikker og funktionalitet, som man kender fra anden software.

Nemmere at prioritere

Alt i alt betyder det, at sagsarbejdet er blevet nemmere, mener Hanne Wibroe.

– På sigt frigiver det mere tid til borgeren. Det giver også vores team-koordinatorer og ledelse et hurtigere og bedre overblik over hvilke typer af sager, den enkelte rådgiver sidder med. Det betyder blandt andet, at de nemmere kan prioritere, hvis der for eksempel er problemer med at nå at gennemføre en børnefaglig undersøgelse inden for fire måneder.

Hanne Wibroe forventer, at systemet på sigt også kan betyde færre klager, fordi det bliver nemmere at overholde blandt andet tidsfrister, og fordi der bliver frigivet mere tid til at tale med borgerne.

– Grundlæggende mener jeg, at vi kan lave bedre sagsbehandling, fordi man skal bruge mindre tid på at taste, klikke og indberette og har et bedre overblik over sagerne. Det bør give mere tid til arbejdet med borgerne. Men systemet kræver en stor grad af datadisciplin, for hvis andre skal kunne se, hvad jeg laver, kræver det, at jeg bruger det rigtigt.

Godt at få indflydelse

Steffen Terkelsen er enig.

– Jeg oplever, at systemet giver større kvalitet i arbejdet og et bedre overblik i den enkelte sag.  Arbejdsgangene er mere strømlinede. Men selvfølgelig kan DUBU ikke forhindre dårlig sagsbehandling. Det kan registrere, at du har gennemført en børnesamtale, men det kan ikke sikre, at det var en god børnesamtale.

Personligt har han glædet sig over at være med i udviklingsprocessen, og han sidder i hele 2019 to dage om ugen hos KOMBIT for at hjælpe med at videreudvikle den kommunale del af systemet, blandt andet i forhold til ny lovgivning.

– Det har været spændende at være med og godt at få indflydelse. Det gamle DUBU fik jo mange tæsk – også flere end det havde fortjent – og for ting, det ikke havde fortjent. Så arbejdet med følgegruppen har givet mig en god forståelse for, hvorfor nogle ting ender anderledes, end man havde forestillet eller ønsket sig. En forståelse, jeg kan formidle videre til mine kolleger, siger Steffen Terkelsen.