Regler og procedurer kan give tryghed

I har undersøgt de interne regler på tre områder: Ældreområdet og personalepolitik i Greve og rehabiliteringsplaner i Horsens. Hvad bliver de interne regler typisk brugt til i de to kommuner?

Hovedsagligt til tre ting: For det første kan regler, retningslinjer og procedurer blive brugt som information til politikere, borgere og medarbejdere. For det andet er det med til at sikre ens behandling af både borgere og medarbejdere. Når der for eksempel er tydelige regler for, hvordan lederen skal gøre i forbindelse med medarbejderens sygedage, så er det med til at sikre, at folk bliver behandlet ens. For det tredje var reglerne med til at tydeliggøre de procedurer, der blev anvendt. Det betød, at lederen ikke hele tiden skulle ind over – og eksempelvis har nyansatte nemt ved at finde ud af, hvordan man nu lige gør her på jobcentret eller i ældreplejen. Så det oplevedes som en hjælp.

Opleves de forskelligt af ledere og medarbejdere?

Det generelle billede er, at man oplever dem som noget, der giver mening. Ledere var generelt mere positive end medarbejderne. Det er nok ikke nogen overraskelse. Tit er det ledelsen, der har udstukket reglerne – og så er det vel, fordi de synes, at reglerne giver mening.

Hvorfor var også medarbejderne positive?

Det giver en tryghed hos medarbejderne, fordi man kender proceduren. Den er nedskrevet, så man er sikker på, at man håndterer det rigtigt.

Hvad skal der til for, at den slags ekstra regler og bureaukrati giver mening?

Det var tydeligt i vores undersøgelse, at de interne regler skulle spille sammen med og respektere medarbejdernes faglighed. Eksempelvis havde man i ældreplejen i Greve en procedure om, at medarbejderne skulle udfylde et skema for at ernæringsscreene de ældre borgere, hvis de tabte et kilo. Det oplevede medarbejderne som en indblanding i deres faglighed. Samtidig kræver interne regler en løbende god og klar kommunikation om, hvad reglen er der for – og hvordan den skal bruges.

Ofte bliver regler og ekstra bureaukrati oplevet som noget, vi skal til livs. Men jeres undersøgelse viser et mere nuanceret billedet?

Ja, og man er nødt til at have et mere nuanceret blik på regler og bureaukrati. Det er ikke alt, der er uhensigtsmæssigt og giver bøvl. Der kan være gode argumenter for, at man har regler. Vi oplevede ikke, at mange af de interne regler og procedurer var overflødige. De tjente et formål. Så man skal kigge ordentligt på reglerne, før man begynder at smide dem ud.

Niels Ejersbo er ph.d. og seniorforsker på VIVE. Medforfatter til rapporten: “Selvpåført bureaukrati i to kommuner”. Læs rapporten på vive.dk