Forandringer

Gode forandringsprocesser kan føre til øget trivsel, effektivitet og bedre kvalitet i arbejdet.

Forandringer på arbejdspladsen kan både få positiv og negativ betydning for det psykiske arbejdsmiljø. Forandringerne kan være omstruktureringer, omflytninger, nye arbejdsopgaver, ændringer i arbejdsgange samt sammenlægning eller opdeling af arbejdsgrupper eller afdelinger på arbejdspladsen.

Forandringer, der håndteres konstruktivt og i dialog mellem ledelse og ansatte kan føre til øget trivsel, effektivitet og bedre kvalitet i arbejdet. Omvendt kan dårligt håndterede forandringer føre til mistrivsel og en forandringsproces præget af mistillid og manglende engagement.

God planlægning, inddragelse af medarbejderne, kommunikation og støtte af medarbejderne er nøglerne til at gennemføre en robust forandring.

Gode råd om forandringsprocesser

Arbejdsmiljørådet har sammen med hovedorganisationerne, bl.a. FH, KL og Danske Regioner, udarbejdet 22 anbefalinger, som en hjælp til at medtænke det psykiske arbejdsmiljø i forandringsprocessen.

De formelle samarbejdsorganer på arbejdspladsen skal inddrages så tidligt som muligt. I MED-aftalen og andre samarbejdsaftaler, er der regler for, hvordan inddragelsen skal foregå.

I forbindelse med forandringerne skal I vurdere, om APV’en  (arbejdspladsvurderingen) skal justeres. Man kan også bruge den årlige arbejdsmiljødrøftelse til at diskutere, hvordan forandringer håndteres på arbejdspladsen, og hvordan et godt psykisk arbejdsmiljø kan bidrage til gode forandringsprocesser.

Det er vigtigt, at alle tager ansvar og deltager konstruktivt i den løbende dialog.

De 22 anbefalinger falder i fire temaer:

Vær på forkant med forandringerne

  • For at undgå, at forandringerne får en negativ effekt på medarbejdernes trivsel, er det vigtigt at tage hånd om det psykiske arbejdsmiljø før, under og efter forandringerne.
  • F.eks. kan man tænke et godt psykisk arbejdsmiljø ind som et integreret mål med forandringen.
  • Man bør desuden afklare og formidle, hvem der har hvilke roller og ansvar i forbindelse med forandringen.
  • Vær også opmærksom på, at der kan være forskellige behov hos medarbejderne, og at de behov kan opstå på forskellige tidspunkter.

Inddrag medarbejderne

  • Hvis en forandring skal være succesfuld, er det væsentligt, at medarbejderne involveres og engageres i forandringerne. Både i de formelle samarbejdsorganer og de berørte medarbejdere.
  • Det er vigtigt, at arbejdsmiljøorganisationen på arbejdspladsen inddrages i de forhold, der handler om arbejdsmiljøet.
  • De berørte medarbejdergrupper bør involveres så tidligt som muligt i arbejdet med at planlægge, gennemføre og forankre forandringen. Det giver ejerskab.
  • Det er vigtigt med tidlig forventningsafstemning om, hvad man som medarbejder kan få indflydelse på, hvornår og hvordan.

Kommuniker i hele forandringsprocessen

  • Forandringer skal gerne håndteres i en løbende og gennemsigtig dialog på arbejdspladsen mellem ledelse og medarbejdere.
  • Det er vigtigt, at ledelsen så tidligt som muligt kommunikerer, hvad der er baggrunden for forandringen, og hvilket formål, der er med forandringen. På samme måde er nødvendigt med klar tidsplan, og en beskrivelse af hvordan dialogen om forandringen vil foregå, og hvordan medarbejderne involveres.
  • Det er vigtigt at være lydhøre overfor ideer, input, forslag og spørgsmål. Beslutninger bør begrundes, sådan at alle forstår baggrunden for forandringen.
  • Overblik giver tryghed, så derfor er det en god idé, at kommunikere løbende om processen, også når der ikke er noget nyt at fortælle.

Støtte og kompetencer

  • For at understøtte en god forandringsproces kan der være brug for såkaldte supporthandlinger. Det kan være kompetenceudvikling, støtte, coaching, vejledning, osv.
  • Det er en god idé med en tidlig dialog om behovet for supporthandlinger, og om det er noget arbejdspladsen selv kan levere, eller skal skaffe udefra.
  • Afklar bl.a. om arbejdspladsen har de nødvendige kompetencer til at kunne planlægge, gennemføre og forankre forandringen, f.eks. i forhold til nye krav i arbejdet eller nye samarbejdsrelationer.

Mere inspiration

Arbejdsmiljørådets 22 anbefalinger kan læses i pjecen Et godt psykisk arbejdsmiljø – når der sker forandringer på arbejdspladsen.

BFA Velfærds publikation Skab robuste forandringer gennemgår blandt andet inddragelsesmetoder.

Videncenter for arbejdsmiljø har et særligt site om Skab gode forandringer.

Den gode forandringsproces og det gode samarbejde om arbejdsopgaverne, er tæt knyttet til en fælles forståelse af arbejdspladsens kerneopgave og af arbejdspladsens sociale kapital.

Den amerikanske forsker Jody Hoffer Gittell pointerer, at relationel koordinering kan være en nøgle til at få et godt og effektivt samarbejde og opnå kvalitetsprægede resultater. Relationel koordinering er en koordinering af arbejdsopgaver ved hjælp af fælles mål, fælles viden og gensidig respekt, samt gennem hyppig, rettidig, præcis og problemløsende kommunikation. Læs Væksthus for ledelses publikation Relationel koordinering – ledelse af effektivt samarbejde og få mere inspiration på denne amerikanske hjemmeside om relationel koordinering.

Forskningsprojektet PSYRES har udarbejdet et idekatalog og to faktaark om omstrukturering i virksomheden Guide til initiativer, der tager hensyn til medarbejdernes trivsel og helbred

Få personlig rådgivning